Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos renseignements personnels

Cloz est exploité par Franck Meledje, entreprise individuelle, Toronto (Ontario), Canada.

Le responsable de la protection des renseignements personnels est :

Franck Meledje, fondateur
Courriel : cloz.studio2026@gmail.com

Toute question, demande d’accès, de rectification ou plainte concernant vos renseignements personnels doit être adressée à cette personne.

2. À qui s’adresse cette politique

Cette politique couvre deux catégories de personnes distinctes :

• Les avocats et adjointes qui utilisent Cloz (nos clients directs, titulaires d’un compte).
• Les clients des cabinets d’avocats qui téléversent des documents via un lien Cloz, sans jamais créer de compte.

Pour la deuxième catégorie, le cabinet d’avocats demeure responsable des renseignements personnels de ses propres clients au sens de la loi ; Cloz agit comme sous-traitant du cabinet pour l’hébergement et la transmission de ces documents. Voir la section 8.

3. Renseignements personnels que nous collectons

• Comptes avocat/adjointe : nom, courriel, téléphone, mot de passe (chiffré), langue préférée, rôle, historique de connexion.
• Facturation : nom du cabinet, courriel et téléphone de contact ; les renseignements de carte de paiement sont traités directement par Stripe et ne transitent jamais par nos serveurs (voir section 6).
• Documents téléversés par les clients des cabinets : pièces d’identité, documents financiers, preuves et autres pièces liées à un dossier de droit familial, ainsi que le nom et le courriel du client fournis par l’avocat pour créer le lien de téléversement.
• Données techniques : adresse IP et journaux de connexion à des fins de sécurité, conservés 12 mois.

4. Pourquoi nous collectons ces renseignements

• Créer et administrer votre compte et celui de votre cabinet.
• Permettre la collecte sécurisée de documents auprès des clients de votre cabinet, sans qu’ils aient à créer de compte.
• Traiter les paiements et gérer votre abonnement.
• Vous informer par courriel (invitation, réinitialisation de mot de passe, relances de documents, alertes de facturation).
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude, et respecter nos obligations légales.

Nous ne collectons pas plus de renseignements que nécessaire à ces finalités, et nous ne les utilisons jamais à des fins de publicité ou de profilage.

5. Votre consentement

En créant un compte ou en téléversant un document via un lien Cloz, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels aux fins décrites ci-dessus. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous contactant à cloz.studio2026@gmail.com, sous réserve des obligations légales et contractuelles qui pourraient nous obliger à conserver certains renseignements malgré ce retrait.

6. Avec qui nous partageons vos renseignements

Nous ne vendons ni ne louons jamais vos renseignements personnels. Nous les partageons uniquement avec les fournisseurs suivants, strictement nécessaires au fonctionnement de Cloz, chacun agissant comme sous-traitant :

Certains de ces fournisseurs traitent des renseignements à l’extérieur du Québec et du Canada. Voir la section 10.

7. Combien de temps nous conservons vos renseignements

• Documents téléversés par les clients d’un cabinet : supprimés automatiquement 90 jours après la clôture du dossier auquel ils appartiennent. Un avis est envoyé 7 jours avant la suppression.
• Contenu complet d’un cabinet (dossiers, pièces, documents) : supprimé définitivement 30 jours après la résiliation de l’abonnement. Un avis est envoyé 7 jours avant la suppression.
• Comptes avocat/adjointe et historique des dossiers (hors documents) : conservés tant que le compte demeure actif, puis supprimés selon le délai ci-dessus.
• Journaux techniques et de sécurité : 12 mois.

Ces délais sont propres à la gestion de la plateforme Cloz et sont distincts des obligations professionnelles de conservation qui incombent au cabinet lui-même — au minimum 7 ans après la fermeture d’un dossier selon le Barreau du Québec, et généralement 15 ans selon la Law Society of Ontario, les dossiers de droit familial pouvant exiger une conservation plus longue encore. Il appartient au cabinet de télécharger et de conserver, par ses propres moyens, toute copie nécessaire au respect de ses obligations professionnelles avant l’expiration des délais de conservation de Cloz.

8. Le rôle particulier des cabinets d’avocats

Lorsqu’un cabinet utilise Cloz pour collecter des documents auprès de ses propres clients, le cabinet demeure le responsable de ces renseignements personnels au sens de la loi. Cloz agit comme sous-traitant du cabinet. Les clauses nécessaires à cette sous-traitance sont intégrées directement aux conditions générales d’utilisation, section 5 — aucun contrat séparé à signer.

9. Sécurité

Voir notre page Sécurité pour le détail des mesures techniques (chiffrement au repos, cloisonnement par cabinet appliqué au niveau de la base de données, accès client par jeton unique non devinable).

10. Transferts hors Québec et hors Canada

Votre base de données, l’authentification et les documents que vous ou vos clients téléversent restent hébergés au Canada (Supabase, Montréal). Cependant, certains traitements font transiter vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada :

• Le calcul applicatif de Cloz (Vercel) s’exécute aux États-Unis.
• Le traitement des paiements par abonnement (Stripe) a lieu aux États-Unis.
• L’envoi de vos courriels transactionnels (Resend) a lieu aux États-Unis.

Ces transferts exposent les renseignements concernés aux lois américaines, notamment au CLOUD Act, qui peut contraindre un fournisseur américain à communiquer des données qu’il détient, où qu’elles soient stockées dans le monde.

Une évaluation sommaire des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée par Franck Meledje, conformément à l’article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Cette évaluation, interne et non menée par un tiers indépendant, s’appuie sur les mesures de protection contractuelles déjà en vigueur avec Supabase, Stripe et Resend (voir section 6) et conclut que les renseignements bénéficient d’une protection adéquate chez ces trois fournisseurs. Elle identifie toutefois une lacune chez Vercel : ce fournisseur applique les mêmes mesures de sécurité techniques à tous ses forfaits, mais aucune entente écrite formelle (DPA) n’est actuellement en vigueur pour le forfait Hobby de Cloz, ce qui ne satisfait pas pleinement l’exigence d’entente écrite de l’article 17 pour ce fournisseur spécifiquement. Cette lacune sera résolue par le passage planifié au forfait Pro de Vercel dès la signature du premier client payant.

11. Vos droits

Vous avez le droit de :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Faire rectifier un renseignement inexact ou incomplet.
• Retirer votre consentement, sous réserve des limites indiquées à la section 5.
• Recevoir une copie de vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé (droit à la portabilité). Un export par dossier (format ZIP) est déjà disponible ; un export complet du compte/cabinet sera ajouté ultérieurement si le besoin se confirme.
• Déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (si vous êtes au Québec) ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés.

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à cloz.studio2026@gmail.com.

12. Renseignements concernant des mineurs

Les dossiers de droit familial traités via Cloz peuvent contenir des renseignements concernant des enfants mineurs (par exemple, dans un contexte de garde d’enfants). Conformément à l’article 4.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aucun renseignement personnel n’est jamais collecté directement auprès d’un mineur par Cloz — seuls des adultes (avocats, adjointes, clients des cabinets) créent des comptes ou téléversent des documents. Lorsqu’un document ou un dossier contient des renseignements concernant un enfant mineur, il appartient au cabinet, en tant que responsable de cette collecte envers ses propres clients, de s’assurer que le consentement requis a été obtenu du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque la collecte est manifestement au bénéfice de l’enfant.

13. Incidents de confidentialité

En cas d’atteinte à la sécurité de vos renseignements personnels présentant un risque de préjudice sérieux, nous vous en informerons ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec et/ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, conformément à la loi. Un registre des incidents est tenu manuellement par Franck Meledje, qui gère aussi la réponse à tout incident.

14. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre. Toute modification importante vous sera communiquée par courriel ou par un avis affiché sur le site.

15. Nous contacter

Pour toute question concernant cette politique ou vos renseignements personnels :
Franck Meledje — cloz.studio2026@gmail.com